A3 Methode


A3 Methode Definition / Einleitung

A3-Report ist eine formularartige Dokumentenvorlage, die zur Identifizierung und Lösungsfindung von Problemstellungen im Qualitätsmanagement eingesetzt wird. Sie dient der Prozessplanung und Prozessoptimierung.  A3-Report beinhaltet neben Bildern auch Diagramme und Graphiken, damit  ein besseres Verständnis der zu analysierenden Informationen ermöglicht wird.

A3 Methode Herkunft / Geschichte

Durch das multinationale Unternehmen Toyota, das diesen zur Leistungsoptimierung des Unternehmens einführte, wurde der A3-Report bekannt. Bis heute wurde es von keinem anderen amerikanischen Unternehmen in Effizienz und Effektivität im Leistungsprozess übertroffen. Seinen Ursprung hat der A3-Report jedoch außerhalb von Toyota (Japan), dem Hauptsitz des Unternehmens.

Aus der hischtorischen Sicht wurde die Entwicklung des Formulars von mehreren Faktoren beeinflusst: Die Geschichte geht auf den rumänisch-amerikanischen Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran zurück, der als Wegbereiter des Qualitätsmanagements gilt und unter anderem ein Berater von Mr. Toyoda (Gründer des Unternehmens Toyota) war. Er entwickelte die Idee der Erstellung eines Werkzeugs in Form eines einzelnen Bogen Papiers zur Zusammenfassung und Darstellung eines auftretenden Problems.

Juran stellte dem Unternehmen in den 1950er-Jahren den PDCA-Zyklus für Management vor, der auf den Plan-Do-Check-Act-Kreis von Deming zurückzuführen ist. 1962 wurde auf Bestehen des ehemaligen Präsidenten Chairman Eiji Toyoda hin ein offizielles Programm für die totale Qualitätskontrolle (TQC) eingeführt, das strengere Verfahren für die statistische Qualitätskontrolle und ein Verfahren beinhaltet. Dieses Porogramm  ist aus 12 Maßnahmen zusammengesetzt und fasst die Tätigkeiten der Qualitätskontrolle in Produktion und Fertigung zusammen.

Weiterhin wurde das Format durch die damalige Führungsspitze des Unternehmens beeinträchtigt, das Sichtkontrollen bevorzugte und lange textbasierende Berichte ablehnte. Taiichi Ohno – der heutige Leiter der Umsetzung des Produktionssystems von Toyota ist bekannt dafür Berichte, die das Ausmaß einer Seite überschreiten, nicht zu lesen.

Toyota verwendet heute den perfektionierten A3-Report zur strukturierten Darstellung des PDCA-Managements um ein genaues Verständnis eines Problems zu ermöglichen und effektive Lösungsansätze zu finden.

A3 Problemlösungsblatt

A3 Methode 3

A3 Problemlösungsblatt (PDF)

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Der Name geht auf das dabei verwendete DIN-A3-Papierformat (11” x 17”) zurück, das eine übersichtliche und ausreichende Darstellung des Problems und seiner Lösungsansätze ermöglicht. Der A3-Report ist ein Qualitätsmanagement-Werkzeug, das im kontinuierlichen Verbesserungsprozess zur Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens verwendet wird. Bekannt  sind verschiedene Arten von A3-Reports, die sich  je nach Anwendungsbereich in ihrer Zielsetzung unterscheiden.

Struktur – A3 Methode

Die Din-A3 Vorlage wird im Querformat verwendet und ist in zwei Hälften aufgeteilt. Neben einem aussagekräftigen Titel, der das zu lösende Problem konkret beschreibt, beinhaltet der A3-Report die vier Phasen des Demingkreises. Dabei ist auf der linken Seite ausschließlich die Plan-Phase und auf der rechten die Phasen Do, Check und Act zur Bearbeitung aufgeführt. Die Durchführung erfolgt mit der linken Seite beginnend und wird auf der rechten Seite weitergeführt. Dabei stellt der Inhalt des A3-Repots eine fließende Erzählung dar.

Die vier Phasen des PDCA-Zyklus – A3 Methode

  • Planung (Plan):  es ist notwendig in der ersten Phase das auftretende Problem und den Ist-Zustand im Unternehmen zu dokumentieren und die mögliche Ursachen zu implementieren. Daraus lässt sich ein klar definiertes Ziel formulieren  und die Ansätze effektiv zu  erarbeiten um es zu erreichen.
  • Ausführung (Do): Die “Do-Phase” beinhaltet die konkrete Ausarbeitung möglicher Ansätze, mit den das gesteckte Ziel erreichen werden soll.
  • Überprüfung (Check): Die Erkenntnisse und erzielten Ergebnisse, die bei Anwendung der in der vorangegangenen Phase erarbeiteten Ansätze werden erfasst und mit den erwarteten Resultaten verglichen. Weiterhin ist die Kontrolle der Effektivität der Ansätze zum Erreichen des in “Plan-Phase” gesteckten Ziels notwendig. Bei eventueller Unwirksamkeit der ausgearbeiteten Strategien müssen diese modifiziert werden.
  • Eingreifen (Act/Adjust): Die “Ast-Phase” besteht aus der Beurteilung und Bewertung der zusammengefassten Ergebnisse und aus der Erstellung einer Bemessungsgrundlage für weitere Verbesserungen.

Sieben Analyse- und Arbeitsschritte – A3 Methode

Die  Formatvorlage wird weiterhin in sieben Analyse- und Arbeitsschritte untergliedert, die den A3-Report in einzelne Segmente teilen. Dabei beziehen sich die Analysenschritte 1-4 auf die Planphase und sind somit auf der linken Hälfte des Papierbogens zur Bearbeitung aufgeführt. Die Schritte 5-7 dagegen schließen die Phasen Do, Check und Act ein und sind somit auf der rechten Papierhälfte aufgelistet. Die sieben Analysenschritte gehen also auf den PDCA-Zyklus zurück:

  1. Hintergrundinformation: Der erste Arbeitsschritt dient der klar verständlichen Beschreibung eines relevanten Problems und dessen Auswirkungen in Bezug auf das Erreichen eines Unternehmensziels. Dabei werden alle involvierten Mitarbieter mit einbezogen um die Relevanz des Problems für den Erfolg eines Unternehmens und den Grund der angestrebten Problemlösung nachvollziehen zu können.
  2. Aktuelle Information: hier werden in der Beschreibung der aktuellen Situation detaillierte Fakten bezüglich des vorliegenden Ist-Zustands beinhaltet. Damit um ein klares Verständnis der Daten beim Anwender gesorgt werden kann, werden im A3-Report häufig Grafiken, Schaubilder und/oder Diagramme verwendet, die ein möglichst einfaches Aufzeigen der tatsächlichen Lage durch visuelle Ausgestaltung ermöglichen. Durch hervorgehobene Markierungen, wie etwa „Blitze“, wird auf besonders wichtige Elemente und Leitworte hingewiesen. Dadurch soll die Wichtigkeit des Problems für das Unternehmen ersichtlich werden. Darüber hinaus ist die Ermittlung des Entstehungsortes des definierten Problems notwendig um mögliche Kontraindikatoren zum Erreichen des Ziels zu identifizieren.
  3. Zielzustand: Ein klar definierter Soll-Zustand ist erforderlich um eine schnelle und effektive Lösung der bestehenden Herausforderung zu erarbeiten.  Aus  einer Zielvorstellung ausghend  ist die Umsetzung der Maßnahmen zur Problembehebung weniger kompliziert und führt zu effektiveren Lösungen aufgrund des Rückwärtsdenkens. Zusäztlich zudem ermöglich der auf die Zielsituation gerichtete Fokus der Anwender  die Kontrolle darüber, inwiefern die Ansätze zum Erreichen des geplanten Zustands beitragen. So kann einem ineffizienten Arbeitsvorgangs umgehend entgegengewirkt werden um Zeit und Ressourcen bei der Ausarbeitung von Lösungsstrategien einzusparen. Zudem lassen sich erarbeitete Lösungsansätze in Bezug auf den Ziel-Zustand vergleichen und erfolgversprechende auswählen.
  4. Ursachenanalyse: Um die  Problementstehunggründe und des daraus resultierenden Ist-Zustands aufzuzeigen, wird neben dem Ishikawa-Diagramm auch oft die 5-W-Fragemethode angewendet, die der Ursache-Wirkung-Bestimmung im Qualitätsmanagement dient. Die übersichtliche (visuelle) Darstellung dient dem Aufzeigen der Ursachen, damit alle Mitwirkenden diese verstehen und Ansatzpunkte für wirksame Maßnahmen zu deren Behebung ausarbeiten können. Ziel dieser Ursachenanalyse ist dabei die Ermittlung der direkten Einflussfaktoren auf das Problem sowie die Eliminierung der Kernursachen.
  5. Gegenmaßnahmen: Die Maßnahmen, die zur Beseitigung der Problemursachen und langfristigen Verbesserung des Ist-Zustands ausgeführt werden sollen, werden in diesem Schritt strukturiert aufgelistet. Weiterhin beinhaltet er eine Begründung für die Anwendung der geplanten Aktionen. Damit die Gegenmaßnahmen übersichtlich und eindeutig dargestellt werden können, werden die fünf W-Fragen (Wie? Wann? Wo? Wer? Was?) zu Hilfe genommen.
  6. Erfolgswirkung: Dieser Schritt dient der Überprüfung des Prozesses. In dieser Phase wird untersucht, ob die angewendeten Gegenmaßnahmen zum Erreichen des Ziels geführt haben. Zur Erleichterung des Verständnisses werden übersichtliche grafische Darstellungen, wie etwa Vorher-Nachher-Vergleiche, verwendet. Bei Nichterreichen des geplanten Ergebnisses und Zielabweichungen werden die Ursachen für das Scheitern erarbeitet und analysiert.
  7. Standardisierung und Follow-up: Bei der Bearbeitung des letzten Analysenschritts wird das gesamte durchgeführte Verfahren bewertet und zielorientierte Maßnahmen ermittelt. Diese werden standardisiert und dienen als Grundlage für den dauerhaften Erhalt und die weitere Verbesserung des Leistungserstellungsprozesses. Außerdem wird im Follow-up überdacht inwiefern die durch den Gesamtprozess erhaltenen Erfahrungen auf andere Problem- und Arbeitsbereiche adaptiert werden können,  beziehungsweise von anderen Organisationen übernommen werden können.

Ziele und Vorteile – A3 Methode

  • Schnelle Erkenntnis von Problemursachen: Die Verwendung des A3-Reports dient der schnellen Erkenntnis von Problemursachen im Erstellungsprozess und deren effektiven Behebung um ein Unternehmensziel zu erreichen. Das DIN-A3-Formular wird dabei so bearbeitet, dass es den Denkprozess des Anwenders widerspiegelt, was eine intensive Beschäftigung des Anwenders mit der Problemstellung vor Beginn des Ausfüllens erfordert.
  • Eindeutigkeit und Verständlichkeit: Einen hervoragenden Vorteil bietet die übersichtliche Darstellung auf einem einzelnen Bogen Papier, die durch Anwendung von visuellen Schaubildern, Graphiken und Tabellen optimiert wird. Das Aufzeigen komplexer Daten in anschaulicher Form sorgt für ein besseres Verständnis der Mitarbeiter für die Problemstellung und deren Ursachen. Dieses ist wichtig um gezielte Verbesserungsstrategien im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess auszuarbeiten und uzmzusetzen.
  • Teamfähigkeit: Da schwierige Fakten eindeutig und anschaulich aufgezeigt werden, lassen sich alle Mitwirkenden in die Bearbeitung des A3-Reports integrieren. Darüber hinaus werden die Anwender bei der Bearbeitung der einzelnen Schritte mit den gesammelten Fakten konfrontiert und dazu angeregt, sich intensiv mit dem Problem, seinen Auswirkungen und Lösungsmöglichkeiten ausseinander zu setzen. Dies ermöglicht ein genaues Verständnis der Problematik und die Ausarbeitung eines Konzepts im Team zur langfristigen und effektiven Eliminierung der Grundursachen. Mitarbeiter von Unternehmen lernen so Probleme und deren Ursachen in Teamarbeit zu analysieren und gemeinsam Lösungsstrategien zu erarbeiten. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit innerhalb aber auch zwischen verschiedenen Abteilungen und steigert die Effektivität im Arbeitsprozess.
  • Vielfältigkeit und Flexibilität: Da der A3-Report kann auf jedes Unternehmen und jede Problemstellung individuell angepasst werden, da dieser nicht an strenge Vorgaben gekoppelt ist, sondern vielmehr eine variable Vorlage darstellt.  Dadurch wird die Ausarbeitung einer zielgerichteten und effizienten Lösungsstrategie möglich gemacht. Zudem kann der A3-Report zur Steuerung von Projekten und Besprechung verwendet werden, da die klare und visuelle Darstellung von Strategien deren Entwicklung und Verfolgung aufzeigt. Zusäzlich dazu lassen sich mehrere dieser Dokumentvorlagen miteinander verknüpfen, wodurch Projekte optimal koordiniert werden können.
  • Kompetenzveränderung: Durch die Anwendung des A3-Reports in einem Unternehmen wird die Kompetenz der Mitarbeiter zum eigenständigen Lösen und Analysieren von Problemen und Ausführen komplexer Aufgaben geschult. Weiterhin wird die team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gefördert, da erkannte Probleme ausgetauscht und gemeinsam Lösungsstrategien erarbeitet werden können. Dies dient der effizienten und kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse in einem Unternehmen.

Arten – A3 Methode

Abhänging von der  Aufgabenstellung lassen sich verschieden Arten von A3-Reports anwenden. Häufig verwendet wird dieser dabei als:

  • Vorlage zur Ausarbeitung einer Verbesserungsstrategie (A3-S): Bei Erfassung von Unwirtschaftlichkeiten gilt es diese möglichst schnell und effektiv zu beseitigen. Dabei sind gezielte Strategien zur Verbesserung des Prozesses erforderlich, wofür sich der aussagekräftige A3-Report eignet. (Das „S“ im Namen ist auf das Wort „Strategie“ zurückzuführen.)
  • Vorlage zur Ermittlung einer Problemlösung (A3-P): Tritt im Unternehmen eine Problematik auf, ist es von Bedeutung diese aufzudecken und mögliche Ursachen für deren Entstehung zu ermitteln. Ein nützliches Werkzeug stellt dabei der A3-Report dar, der eine übersichtliche Darstellung eines Problems erlaubt und die Ermittlung gezielter Lösungsansätze ermöglicht. (Das „P“ in der Abkürzung steht für die Verwendung des Reports zur „Problemlösung“.)
  • Vorlage zur Themenbearbeitung in einem Team (A3- T): A3 Reports können auch in Form von Besprechungsprotokollen Anwendung finden. Die übersichtliche Darstellung eines Themas lässt dabei das Aufzeigen der  Meinungensverschiedenheiten der Mitwirkenden zu. Durch die Integration jedes einzelnen erfolgt eine intensive Beschäftigung mit der debattierten Thematik, die wiederum zu deren genauen Verständnis führt. Somit können auch komplexe Themen vereinfacht und übersichtlich besprochen und bearbeitet werden. (Das „T“ im Namen steht dabei für „Teamagenda“.)

Literatur

  • Chakravorty, Satya S. (2009) Process Improvement: Using Toyota’s A3 Reports. Quality Management Journal. Vol. 16/Issue 4, S. 7-26.
  • Sobek II, Durward K.; Smalley, Arthur T.: Understanding A3 Thinking : A Critical Component of Toyota’s PDCA Management System – United States: 2008. ISBN 978-1563273605.

Quelle: Wikipedia

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