Notfallplan

Der Notfallplan (auch Betriebliches Kontinuitätsmanagement,
Betriebskontinuitätsmanagement (BKM) (englisch business continuity management) bzw. Geschäftsfortbestandsmanagement (BFM) ist wie der Name schon sagt  ein Plan für den Notfall. Das ist jedoch einfacher gesagt als gemacht. Typisch für Notfälle ist nämlich, dass man sie nicht vorhersehen kann. Der Umkehrschluss stimmt jedoch nicht: Nicht alles, was nicht vorhergesehen wurde ist damit automatisch ein Notfall.
Es gibt durchaus eine ganze Reihe von (seltenen aber bekannten) Notfällen, auf die man sich vorbereiten kann.
Zunächst sollte man im Rahmen einer Risikoeinschätzung herausfinden, was überhaupt theoretisch passieren könnte, mit welcher Wahrscheinlichkeit dies eintritt und wie groß der mögliche Schaden ist.
Als Richtlinie gilt, dass der betriebene Vorsorgeaufwand nicht größer sein sollte, als der mögliche Schaden (multipliziert mit der Eintrittswahrscheinlichkeit) sein wird.

Beispiel: Wir erstellen  wahrscheinlich alle regelmäßig eine Kopie unserer wichtigsten Daten im Computer. Viele Firmen erledigen dies nach Betriebsschluss in der Nacht. Sie nehmen damit den möglichen Schaden in Kauf, dass ein Computerfehler am Nachmittag die Arbeit des Tages, sofern sie im Computer gespeichert wurde, vernichtet sein kann.
Die Entscheidung lautete also: “Der mögliche Schaden bestehend aus dem Datenverlust eines Tages ist so gering, dass sich der Aufwand für (z.B.) eine stündliche Datensicherung nicht lohnt.”
Dies ist jedoch nur ein Beispiel. Tatsächlich sollte der Ausfall eines einzelnen Computers keinen Notfall auslösen. Aber es gibt immer wieder Gegenbeispiele, in denen in einer Kettenreaktion aus einer vermeintlich kleinen Ursache ein großer Schaden entstand.

Zum Erstellen eines Notfallplans sollte man nicht nur die eigene Phantasie bemühen sondern auch Erfahrungen älterer Mitarbeiter anzapfen oder branchenintern einmal schauen, womit andere Firmen kämpfen.
Als Schaden sollte man nicht nur den finanziellen Aspekt betrachten sondern auch das Image der Firma. Ein Vertrauensverlust der Kunden ist nur schwer wieder zu korrigieren.

Gerade durch das Internet verbreiten sich schnell schlechte und sogar falsche imageschädigende  Nachrichten. Hier muss man schnell reagieren.
Ein guter Notfallplan beschreibt, wann ein Notfall eintritt bzw. wer im Unternehmen dies im Zweifel festlegen darf. Mitarbeiter und ggf. auch externe Dienstleister wissen im Ernstfall zumindest grundsätzlich, was zu tun ist. Und da man für den noch unbekannten Notfall nicht im Detail planen kann, ist es besonders wichtig, Kompetenzen festzulegen.

Leider kommt es oft vor, dass Notfallpläne nach deren Erstellung in Vergessenheit geraten. Tritt dann der Notfall ein, stellt man fest, dass die Telefonnummern nicht mehr stimmen, benannte Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen sind oder zuständige Arbeitsplätze nicht mehr existieren.
Man sollte also Notfallpläne regelmäßig mindestens überprüfen, ggf. auch einmal am Schreibtisch einmal durchspielen.  Auch eine Simulation des Ernstfalls kann erstaunliche Ergebnisse zutage bringen.

Wer Probleme hat, im Unternehmen einen Notfallplan einzurichten, dem könnte folgendes helfen
1) Halb scherzhaft gemeint aber immer wieder bewiesen ist das berühmte Gesetz von Murphy (Murphy’s law) “Was schiegehen kann, geht auch schief”.
2) Beispiele für Kettenreaktionen: Ein Marder fraß 2008 um 3 Uhr nachts ein Stromkabel durch. Daraufhin gab es einen Kurzschluss im Umspannwerk. Ein Rechenzentrum fiel aus, der Notstromaggregat sprang nicht an. Die angeschlossene Bank incl. ihrer Geldautomaten war für einen halben Tag nicht arbeitsfähig. Im Zuge der damals herrschenden Finanzkrise der Banken ein äußerst schlechtes Signal an die Kunden.
3) Die angeblich ganz anders gemeinten “Peanuts” von Hilmar Kopper oder das Victory-Zeichen von Josef Ackermann.